La transformación digital del Servicio de Administración Tributaria en 2004 brindó grandes oportunidades para la agilización de los servicios que ofrece, así como mejoras en los procesos para las obligaciones fiscales.
Para todo esto, es necesario contar con tu firma electrónica o e.firma, la cual autentificará que seas tú quien realmente está realizando los trámites.
Pero, ¿qué es exactamente la e.firma y cuál es su diferencia con la Clave de Identificación Electrónica Confidencial (CIEC)?
¿Qué es la e.firma?
Se trata de un archivo digital que te identifica para realizar un trámite burocrático o tributario en el portal del Servicio de Administración Tributaria (SAT) o en alguna otra página de internet del Gobierno de la República.
Al igual que tu firma autógrafa, tiene la función de dar fe a cualquier trámite que estés realizando, de que realmente seas tú quien lo está haciendo.
Así, con tu e.firma puedes firmar documentos en línea y, gracias a su tecnología, contiene varios elementos que la hacen una herramienta segura.
Antes llamada Firma Electrónica Avanzada (FIEL), el SAT decidió cambiar su nombre para facilitar un mayor entendimiento sobre su función. En otras palabras, la e.firma y la FIEL son exactamente lo mismo, aunque todavía en algunas páginas seguirás leyendo la palabra FIEL.
¿Para qué sirve la e.firma?
Con base en el Artículo 7 de la Ley de Firma Electrónica Avanzada, la e.firma tiene los mismos efectos jurídicos que la firma manuscrita, por lo que podrás emplearla en cualquier trámite que requiera de tu autorización.
De acuerdo con la página del Gobierno de México, puedes realizar más de 400 trámites en más de 20 dependencias con esta firma, de los cuales destacan los siguientes:
Servicios de Salud del Instituto Mexicano del Seguro Social
Validación del certificado de origen de artículos mexicanos
Aviso de modificación de aduana para los permisos de importación de plaguicidas, nutrientes vegetales y sustancias tóxicas
Expedición de permiso de exportación temporal de obra plástica declarada Monumento Artístico o Histórico competencia del Instituto Nacional de Bellas Artes y Literatura para personas morales
Permiso ordinario para la importación de materia prima
Solicitud de requisitos que no se encuentren en el módulo de requisitos sanitarios para la importación de nuevas especies acuáticas, sus productos y subproductos, así como productos biológicos, químicos, farmacéuticos o alimenticios para uso o consumo de dichas especies
Cómo obtener la e.firma para personas morales
El trámite es gratuito y se debe realizar en una de las oficinas del SAT realizando previamente una cita a través de su portal. Una vez que hayas hecho este proceso, estos son los requisitos con los que deberás contar:
Correo electrónico al que tengas acceso.
Unidad de memoria extraíble preferentemente nueva que contenga el archivo de requerimiento (.req) generado previamente en el programa Certifica.
Forma oficial FE "Solicitud de Certificado de e.firma", disponible en el apartado “Documento descargable”.
Documento constitutivo protocolizado.
Identificación oficial del representante legal.
Poder general para actos de dominio o administración, que acredite la personalidad del representante legal.
Si la inscripción al RFC se realizó por medio del "Esquema de Inscripción al Registro Federal de Contribuyentes a través de fedatario público por Medios Remotos" deberá presentar comprobante de domicilio.
El representante legal deberá estar previamente inscrito en el RFC y contar con certificado de e.firma activo.
Presentar la clave de Registro Federal de Contribuyentes válida, de cada uno de los socios, accionistas o asociados que se mencionan dentro del acta constitutiva.
Cuando se cuente con más de 5 socios, deberá proporcionar en unidad de memoria extraíble un archivo en formato Excel (*.xlsx) que contenga la información de la totalidad de socios, accionistas o integrantes de la persona moral con las caracteristicas señaladas en el apartado información adicional.
Manifestación por escrito que contenga las claves del RFC válidas de los socios, accionistas o asociados, en caso de que no se encuentren dentro del acta constitutiva.
Presentar los requisitos señalados en el apartado información adicional para cada caso en particular.
Una vez que el trámite proceda, obtendrás un certificado digital de e.firma, un archivo digital con terminación .cer y un comprobante de renovación del Certificado de e.firma.
Diferencia entre e.firma y CIEC
La Clave de Identificación Electrónica Confidencial (CIEC) es otra de las herramientas necesarias para tener acceso a servicios electrónicos de autoridad fiscal. Consiste en el número de RFC de tu empresa y una contraseña que tú mismo determines.
Con esta clave puedes ingresar al portal del SAT y acceder a los servicios que este ofrece como declaraciones y pagos, tu situación financiera, corrección de datos, entre otros.
| Puedes leer más sobre la CIEC en esta entrada de nuestro blog
Al igual que la e.firma, la CIEC es necesaria para algún trámite que realices en internet, pero su principal función es la de acceder a tu portal y conocer los datos informativos de tu empresa, por lo que algunas empresas de financiamiento te solicitarán tu CIEC para conocer tus estados financieros y el historial de tus transacciones.
Esto no quiere decir que dicha empresa pueda realizar acciones que te perjudiquen, aunque es recomendable sólo compartirla con instituciones financieras serias.
Por otro lado, la e.firma tiene que ser totalmente confidencial y no deberás compartirla con nadie, ya que con ella, cualquier cambio puede ser realizado sin tu autorización.
