Entre los diversos documentos relacionados con el proceso de exportación, compra y, en general, del comercio exterior, la orden de compra se encuentra entre aquellos que deben emitir el comprador, pero que sirven de apoyo en algunos procesos para quienes venden su producto a clientes internacionales.
Esto es lo que debes saber al respecto.
¿Qué es una orden de compra?
En términos generales, es un documento que emite un comprador para solicitar mercancías a un vendedor. En ese sentido, se emite antes de la transacción comercial con el fin de dar constancia de los detalles y requerimientos de su compra.
El comprador hace llegar esta orden al exportador, de forma física o virtual, para dar constancia de que existirá una compra, así como para que el vendedor pueda revisar en su inventario la disponibilidad de la mercancía y conocer las condiciones generales de la transacción.
Tipos de orden de compra
Existen cuatro tipos de órdenes de compra:
Orden de compra estándar. Es el tipo más utilizado. Se usa cuando se adquiere un producto o servicio de manera regular.
Orden de compra planificada. Es utilizado para la anticipación de la compra de un producto o servicio y cuando aún se desconoce la fecha de entrega.
Orden de compra abierta. Se utiliza cuando el momento de la compra y la cantidad de producto aún no está definido. Solo se detalla un plazo específico y una cantidad máxima de bienes.
Orden de compra por contrato. En este tipo de orden, la compra acordada entre el comprador y el vendedor no está fijada por la oferta y demanda, sino por un acuerdo establecido entre ambos.
¿Qué información debe contener una orden de compra?
La orden de compra debe contener al menos los siguientes datos:
Información del comprador. Nombre, RFC (o el número de identificación aplicable al país), domicilio fiscal y su firma autorizada al pie del documento.
Información del vendedor. Nombre, RFC (o el número de identificación aplicable al país) y domicilio fiscal.
Fecha y lugar de emisión/entrega. Tanto de cuando se emite la orden de compra, como de la entrega estimada de la mercancía.
Nombres, unidades y otros detalles sobre la mercancía. La descripción y nombre del producto que el comprador adquirirá, incluyendo cantidades, unidades, etcétera.
Datos de pago. El medio a través del cual se completará el pago, así como los plazos acordados. La orden debe especificar los costos brutos y netos, descuentos aplicables, impuestos, seguros, gastos o tarifas adicionales por transporte o cualquier otro relacionado.
¿Cuál es el formato de una orden de compra?
El formato puede depender de la empresa del comprador, así como los requerimientos de su proveedor, pero en término generales y, con base en un ejemplo de Economipedia, puede verse de la siguiente forma:
¿Para qué sirve una orden de compra?
Es un documento que emite un comprador para solicitar mercancías a un vendedor.
Acredita una operación comercial.
Funciona como respaldo mercantil.
Detalla los elementos que integran la operación.
Puede integrar garantías de una compra.
Dependiendo de la naturaleza de la relación entre comprador y proveedor, las órdenes de compra pueden o no ser obligatorias. Sin embargo, son un documentos importante para el control y registro de la empresa.
También es común en la preparación de otros documentos de aduanas o del proceso general de exportación, por ejemplo, de una factura de envío.
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