La cobranza es uno de los ejes más importantes para la salud financiera de las empresas, en especial para las dedicadas a las ventas B2B (business to business, es decir, entre empresas), ya que hasta 52% del total de las ventas entre empresas (B2B) se realizan a través de crédito comercial.
Por ello, es importante que tu negocio tenga una comprensión profunda de cómo gestiona sus cuentas por cobrar, así como de estrategias que te ayuden a eficientar el crédito y cobranza sobre tus ventas. ¿Por dónde empezar?
¿Qué son las cuentas por cobrar?
Como su nombre lo indica, las cuentas por cobrar son el balance de dinero que tu empresa tiene pendiente de cobro por la venta de bienes o servicios.
En tu hoja de balance, podrás encontrarlo en el apartado de Activos.
En otras palabras, las cuentas por cobrar representan una línea de crédito que has abierto para tu comprador con base en términos de pago a plazos, que pueden ir desde algunos días hasta un año fiscal o calendario.
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¿Qué es la administración de cuentas por cobrar?
La administración de cuentas por cobrar se encarga del manejo de la deuda a crédito que un cliente contrae debido a la adquisición de un producto o servicio. Esta deuda, como ya mencionamos, es con base en términos de pago a plazos, y el tiempo es un acuerdo entre el cliente y el proveedor.
En otras palabras, es la gestión que tu empresa tiene para que estas cuentas sean liquidadas en el tiempo esperado y que no genere ningún problema para las operaciones de tu empresa.
¿Cómo se relaciona la administración de cuentas por cobrar con tu liquidez y solvencia?
Uno de los retos más comunes para las organizaciones es lograr una administración estratégica que permita un equilibrio entre la utilidad y los costos de operación.
Dicho esto, es importante tener en cuenta que, incluso al lograr incrementar sus ventas, una empresa puede tener problemas de liquidez y solvencia. Una de las razones: los descuidos en la rotación de cuentas por cobrar.
En otras palabras, no conocer tu propio ciclo de conversión de efectivo —el tiempo desde que adquieres una materia prima hasta que puedes recibir el dinero por tu venta— y una mala gestión de tu cobranza puede ser el origen de tus dificultades financieras inmediatas y de operación.
Cabe mencionar que la morosidad de los clientes y las cuentas incobrables son otro factor de riesgo relevante. De hecho, según algunos reportes recientes, en 2020, el porcentaje de facturas que no se pagan a tiempo en ventas entre empresas se elevó a 15% del valor total de las ventas en este año y los retrasos de pagos llegaron a 47% de las ventas a crédito.
Cómo mejorar tus prácticas de crédito y cobranza
Con base en los conceptos anteriores y en observaciones de la consultora Atradius (empresa con la que Drip Capital trabajo colabora para sus procesos de aseguramiento crediticio), estas son algunas buenas prácticas para ayudarte en las cobranzas y, con ello, mejorar tu administración de cuentas por cobrar y garantizar la salud de tus finanzas.
Categoriza tu portafolio de cuentas por cobrar
Dependiendo de tu mercado, industria y giro cada portafolio de cuentas por cobrar tiene sus características propias.
Sin embargo, es posible identificar perfiles específicos que te ayuden a tener una mejor gestión.
Por ejemplo, pueden categorizar las cuentas por cobrar con base en riesgo de no pago o de retrasos, etcétera. De tal forma, puedes implementar estrategias y destinar tanto el tiempo como los recursos adecuados a cada cuenta.
No minimices los “detallitos” de tus procesos
Todo sistema suele tener áreas de oportunidad para trabajar. Sin embargo, una de las lecciones más importantes de la crisis del COVID-19 es que no estar preparado puede tener consecuencias graves.
En el monitoreo de tus cuentas por cobrar ten presente los ajustes necesarios en tus políticas de cobranza, revisa que la data de tus clientes y sus perfiles estén en orden, y vigila de cerca las métricas clave que te ayuden a identificar problemas de flujo de efectivo y tus necesidades de capital de trabajo.
Ajusta tus cobranza con base en tu equipo o busca aliados
Al formar parte de tus activos, es importante que tengas un seguimiento adecuado de las cuentas por cobrar. Sin embargo, después de un 2020 complicado en que las operaciones de muchas áreas de las empresas estuvieron detenidas y el trabajo remoto seguirá estando vigente, es importante que encuentres aliados que te ayuden en la gestión de la cobranza.
Para ello, puedes valerte de agencias independientes o utilizar métodos de financiamiento de cuentas por cobrar que también te ayuden en el proceso de cobranza, como sucede en esquemas de factoraje, los cuales ofrecen cobranza directa: es decir que tus clientes pagan directamente a la institución financiera que funge como factor.
Factoraje financiero: el mejor financiamiento de cuentas por cobrar para mejorar tu liquidez y solvencia
Otorgar plazos de crédito a tus clientes te permitirá mantener una buena relación con ellos. Sin embargo, no contar con la liquidez suficiente para operar de manera eficiente puede convertirse en un problema inmediato para tu empresa.
Buscar financiamiento de cuentas por cobrar generará situaciones favorables tanto para ti como para tus clientes. El factoraje financiero es un tipo de financiamiento que te adelanta el pago de cuentas por cobrar para que tu capital de trabajo no se vea afectado.
